Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından Şirket Kuruluş Sözleşmesinin Ticaret Sicil Müdürlüklerinde İmzalanması Hakkında Tebliğ (“Tebliğ”) 06.12.2016 tarihli, 29910 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.
Tebliğin amacı, şirketin kuruluş aşamasında sözleşmenin ticaret sicili müdürü huzurunda imzalanmasına ve imza beyannamesinin ticaret sicili müdürlüklerinde düzenlenmesine ilişkin usul ve esasları belirlemektir. Bu Tebliğ ile birlikte artık şirketlerin kuruluş sözleşmelerinin noter huzurunda yapılması zorunluluğu ortadan kalkmış bulunmaktadır.
Sözleşmenin Hazırlanması ve İmzalanması
Şirket sözleşmesi Mersis sisteminde hazırlanacaktır.
Kurucular, sözleşmenin imzalanması için şirketin kurulacağı yer müdürlüğünde hazır bulunacaklardır. Kurucusu gerçek kişi veya tüzel kişi olan şirketlerin sözleşmesi müdürlükte bizzat kendileri veya temsilcileri tarafından imzalanacaktır. Kurucu veya temsilcinin, okur-yazar olmaması, Türkçe bilmemesi, işitme, konuşma veya görme engelli olması halinde sözleşmeler noter huzurunda imzalanacaktır.
Kurucu olacak kişinin 18 yaşından küçük olması halinde, kişilerin şirkette kurucu ortak olabilmesi için şirket sözleşmesinin velileri tarafından imzalanması gerekecektir. Velinin tek kişi olması halinde, nüfus kayıt örneğinin ibraz edilmesi zorunlu olacaktır.
18 yaşından küçük kişinin velisiyle birlikte şirket kurucusu olması halinde, vasi veya kayyım kararı müdürlüğe ibraz edilecektir.
Kurucu Türk vatandaşı ise geçerli kimlik kartı, pasaport veya sürücü belgesi ibraz edilecektir. Kurucunun doğumla Türk vatandaşı olup da çıkma izni almak suretiyle Türk vatandaşlığını kaybeden kişi olması durumunda mavi kart ibraz edilecektir.
Kurucu yabancı uyruklu ise başvuruda geçerli pasaport ibraz edilmesi gerekecektir.
Kurucu adına imza atacak temsilciler, sıfat ve yetkileri ile işlemi yapmaya izinli olduklarını gösterir belge ibraz etmekle yükümlüdür. Ayrıca bu kişiler, geçerli kimlik belgelerini ibraz edeceklerdir. Kurucu adına imza atacak kişinin vekil olması halinde vekâletname düzenlemeye yetkili makam veya noterlerce onanmış vekâletnamenin aslı ibraz edilecektir.
Kurucu adına imza atacak kişinin vasi veya kayyım olması halinde konuya ilişkin mahkeme kararının aslı veya onaylı sureti ibraz edilecektir.
İbraz edilen belgelerin birer örneği tarih kaşesi ile mühürlenerek dosyasında saklanması gerekmektedir.
Ticaret sicil müdürü, şirket kuruluşu için başvuruda bulunan kişinin sunduğu belgelerin doğruluğunu kontrol edecektir.
Şirket kuruluş sözleşmesinin imzalanmasında önce kurucu kurucu veya temsilciler iradelerini serbestçe ve kendi isteklerine uygun olarak beyan edecektir. Ticaret sicil müdürü, kurucunun ayırt etme gücüne ilişkin şüpheye düşerse veya ihbar veya şikâyet varsa başvurusu reddedilecektir.
Ticaret sicili müdürünün yaptığı doğrulama kontrolleri sonucunda, sözleşmenin müdürlük tarafından MERSİS’ten alınacak nüshası kurucular veya temsilciler tarafından müdürün huzurunda imzalanacaktır. Kurucular veya temsilciler tarafından imzalanan sözleşme nüshalarının her sayfası müdür tarafından da imzalanacak ve mühürlenecektir. Müdür, mühürleme işlemini yaptıktan sonra imza onay belgesi hazırlayarak sözleşmenin arkasına ekleyecektir. Müdür tarafından yapılan bu onay, imzaların kuruculara veya temsilcilere ait olduğunu tasdik eder nitelikte olacaktır.
Sözleşmenin imzalanması ve mühürlenmesinden sonra sözleşmede herhangi bir değişiklik yapılması halinde, ilgililerden sözleşmenin nüsha adedi kadar “düzeltme beyanı” alınacaktır. Düzeltme beyanı oluşturulmasına, sözleşmenin imzalanması aşamalarına uygulanan hükümler uygulanacaktır. Bir başka deyişle, yukarıda anlatılan sözleşmenin imzalanması prosedürü, düzeltme beyanına da uygulanacaktır. Oluşturulan düzeltme beyanı, sözleşme nüshalarının arkasına eklenecektir.
Sözleşmenin imzalı ve mühürlü bir nüshası müdürlükçe şirketin tescil başvurusu ile birlikte dosyasında saklanacaktır.
Müdürlükte imzalanan sözleşmenin müdür tarafından onaylanma tarihinden itibaren 3 ay içinde tescil ettirilmesi gerekmektedir. Bu tarihten itibaren 3 ay içinde sözleşmenin tescil edilmemesi halinde, sözleşmede imzaları bulunan kişilerin şirket kurma iradelerinin devam ettiğine dair irade beyanında bulunmaları gerekecektir. İrade beyanının oluşturulmasına, sözleşmenin oluşturulma prosedürü uygulanacaktır. Bu beyan, sözleşme nüshalarının arkasına eklenecektir.
İmza Beyannamesi
Gerçek kişi tacir ve tüzel kişi tacir adına imza atmaya yetkili kişinin ticaret unvanı ve bunun altına atacağı imzayı ihtiva eden belgeye imza beyannamesi denmektedir. Şirket kuruluş ve ticari işletme açılışı işlemlerinde müdürlüklere ibrazı zorunlu olan imza beyannameleri müdürlükler tarafından düzenlenebilecektir.
İmza beyannamesi düzenlenen kişinin kimlik bilgileri müdürlükçe doğrulandıktan sonra, imza beyannamesi hazırlanacak ve müdür huzurunda imzalanacaktır. Bu işlemden sonra imza onay belgesi müdür tarafından hazırlanarak imzalanır. Söz konusu beyanname ve onay belgesi imzalandıktan sonra, onay belgesi beyannamenin arkasına eklenecektir. Beyanname tescil başvuru belgeleri ile birleştirilerek müdürlükçe saklanacaktır.
Çeşitli ve Son Hükümler
Ticaret sicil müdürü Tebliğ’de düzenlenen işlemlerin yerine getirilmesi için sicil müdür yardımcılarını görevlendirebilir. Tebliğ’de müdür tarafından yapılması öngörülen işlemler, görevlendirilen müdür yardımcısı tarafından yerine getirilecektir.
Müdürlükte imzalanan sözleşmeler ile düzenlenen imza beyannamelerinin her birine dosya numarası verilecektir.
Sözleşmenin imzalanması, düzeltme beyanı, irade beyanı, imza beyannamesi, sözleşmenin tescili işlemlerinden alınacak hizmet bedeli, asgari ücretin ’undan fazla olamayacaktır.
